El día a día nos enfrenta a muchos retos que nos exigen organizar el tiempo para ser más eficientes y productivos. Con frecuencia confiamos en nuestra memoria, pero son tantas las tareas que tenemos que realizar que no podemos controlarlas. También empleamos demasiado tiempo realizando una sola la tarea descuidando las demás. Gracias a herramientas y servicios digitales que nos ayudan a gestionar tareas o proyectos desde nuestro dispositivo móvil o  PC, podremos organizar nuestro tiempo. Te proponemos las mejores apps para aumentar nuestra productividad este 2022.

Controlar la información, gestionar mejor y aumentar la productividad ahora es posible gracias a un buen aprovechamiento de las herramientas correctas que nos permiten trabajar desde cualquier sitio con acceso a Internet y nos ayuda a ahorrar tiempo, preocupaciones y en muchas ocasiones, hasta dinero.

¿Cuáles son las herramientas para aumentar nuestra productividad en 2022?

Te proponemos una selección de algunos de los muchos servicios y herramientas para aumentar la productividad. Algunas de ellas son conocidas en el ámbito de la productividad y de la gestión de proyectos, y otras algo menos.

Trello, la mejor app para gestión de proyectos colaborativos o tareas individuales

La primera de ellas es un SERVICIO MÍTICO y es además una de las herramientas que más utilizo tanto en mi trabajo como en proyectos como la producción de vídeos para  YouTube. Trello es una aplicación basada en el método Kanban y sirve para gestionar tareas permitiendo organizar el trabajo mediante tableros virtuales compuestos de listas de tareas en forma de columnas. Aunque inicialmente está diseñado para el trabajo colaborativo, lo cierto que es va de maravilla para la gestión personal de tus tareas.

Personalmente, la empleo cuando tengo un proyecto con muchas microtareas que deben irse desarrollando para ir avanzando el trabajo o por ejemplo para organizar la producción de un vídeo para este canal. En un tablón tengo organizadas diferentes listas (IDEAS PARA VIDEO, EN PRODUCCIÓN, EN GRABANDO, EN EDICIÓN y SUBIENDO/PUBLICADO). En este tablero creo una nueva tarjeta para cada vídeo, donde añado información como el título, el guion, las etiquetas, la miniatura, etc. Esta tarjeta va pasando de columna en columna según la fase en la que se encuentre cada vídeo.

En startups o empresas es muy popular, pues a través de tarjetas, listas y tableros, permite a los usuarios organizar y dar prioridad a los proyectos según el calendario de tareas de la empresa.

Things 3 (iOS y Mac), mejorar app para ser más productivos en el ecosistema de Apple

Esta herramienta solo está disponible para iOS y Mac, pero he es oportuno añadirla pues es realmente completa. Está centrada en simplificar las tareas, sin  funciones y elementos de diseño, pero a la vez dejar una vista limpia al usuario. Su principal característica es que se organiza en cuatro funciones fundamentales:

• Tareas. El componente básico es la versátil “tarea”: cada una es un pequeño paso hacia un logro mayor. Puedes añadirle notas, etiquetarla, programarla para una fecha concreta y dividirla en pasos más pequeños.
• Proyectos. Crea un proyecto para cualquier objetivo de gran entidad y añádele las tareas necesarias para cumplirlo. Usa encabezamientos para estructurar la lista a medida que lo planificas. También hay un espacio para escribir notas y una fecha de vencimiento para evitar retrasos.
• Áreas. Genera un área para cada aspecto de tu vida: trabajo, familia, finanzas, etc. Esto lo mantiene todo bien organizado y te da una visión de conjunto mientras trabajas en los detalles.
• Planificación. Todo lo que tienes programado está perfectamente organizado en las listas Hoy y Programadas, que muestran tus tareas y eventos de calendario. Cada mañana verás lo que planificaste para Hoy y podrás decidir qué quieres hacer.

Microsoft To Do, para tus tareas del día a día

La siguiente app de gestión de tareas es Microsoft To Do. Esta es otra app que también tengo añadida en la página de inicio de mi smartphone. A diferencia de Trello esta aplicación es mucho más sencilla está enfocada a la realización de tareas o proyectos más simples. De manera sencilla podrás apuntar las tareas que vayan surgiendo en el día a día para irlas completando. A cada tarea le puede definir una fecha límite o recordatorios y añadir subtareas. Las tareas puedes catalogarlas en diferentes listas y estás a su vez en diferentes grupos para tener todo organizado. Por ejemplo puedes añadir un grupo con listas relacionadas con tareas del ámbito personal y otros grupos enfocados al trabajo o a la universidad. Por defecto la app te añade diferentes secciones como «Mi día» en la que podrás ver las tareas programadas esa jornada. Este percibió te irá de maravilla si trabajas con la suite de Office 365 pues tiene compatibilidad con tras apps de Microsoft.

Google Tasks o Tareas de Google, la forma sencilla de no olvidar ninguna tarea

Si quieres algo más sencillo y minimalista para enfocarte solo en llevar el control de tus tareas pendientes y dejarte de florituras, esta es tu app. En Google Task se ha apostado por cubrir las necesidades básicas de la mayoría de usuarios a la hora de gestionar sus tareas. Es decir: poder crear listas para agrupar tareas, añadir notas en cada tarea y fijar una fecha de vencimiento. No tendremos opciones como añadir plazos, etiquetas, construir varios niveles de subtareas, etc. Aunque sencilla no deja de ser eficaz y cumple con creces. Además, la app obviamente sincronizará todas nuestras tareas en la cuenta de Google y entre todos los dispositivos donde estemos registrados con esa cuenta de Google.

Aumentar la productividad en 2022 gestionando mejor tu tiempo y tu bandeja de entrada

Aparte de gestionar debidamente las tareas pendientes para no pasar nada por alto, también es necesario saber organizar nuestro tiempo. Otorgarle el tiempo que requiere cada tarea y medir cuantas horas nos lleva una determinada tarea para poder analizar cómo trabajamos es una práctica que, sin duda, nos ayudará a mejorar nuestra productividad. Toggle y Spark nos permiten organizar mejor nuestro tiempo y el correo que vamos recibiendo cada día.

Toggl

Es una herramienta para hacer seguimiento al número de horas que dedicamos a una o varias actividades/proyectos, cronometrando desde el momento en que comenzamos a trabajar hasta que terminamos. La aplicación lleva un registro claro y accesible del tiempo que invertimos en un determinado trabajo a lo largo del día.

Correo Spark

Tiene un diseño en el que se destacan los correos importantes de personas reales en la parte superior de la pantalla, sobre todo los que no hemos leído. Spark no tiene una variedad tan amplia de secciones en las que agrupar los correos que recibimos, sólo las de Personal para los correos más relevantes, Notificaciones, Boletines de noticias y correos vistos. Sin embargo, sí que nos permite hacer una acción para todos los correos de cada uno de los grupos.

Con estas mejores apps aumentar tu productividad en 2022 seguro que tus proyectos mejorarán, y sobre todo, gestionarás mejor tu tiempo para poder dedicarlo a otras cosas. Estas son solo una pequeña selección y quizás no  se adapten a tu forma de trabajar, pero existen otras alternativas que te ayudarán con tus tareas.